Yazı İşleri Müdürlüğü
Paylas

Ardeşen Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esasları:

        Yazı İşleri Müdürlüğü, 1580 sayılı Belediye Kanununun 88. maddesine istinaden kurulmuş olup, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

Yazı İşleri Müdürlüğü, Ardeşen Belediyesinin Belediye Meclisi – Belediye Encümeni ve Gelen-Giden Evrak çalışmaları olmak üzere üç ana başlık altında görevleri ifa eder. Belediyemizin bütün birimleri arasında evrak akışını ve bürokratik işlemlerin sonuçlandırılmasını sağlar ve yürütür.

        Müdürlük, 1580 sayılı Belediye Yasasının Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar. Başkanlıkça yapılan çağrılar doğrultusunda meclisin olağan ve olağanüstü toplantılarının yapılmasını sağlar. Toplantının yapılacağı salonu hazırlar, meclis zabıtlarını tutar. Meclis kararlarını ve karar özetlerini yazar, imza işlemleri tamamlandıktan sonra kanunların gerektirdiği işlemler yapılarak birer nüshasını arşivler, diğer nüshasını da gereği için ilgili birimlere gönderir. Karar özetlerini meclis karar defterine, Müteferrika ve Bütçe Komisyonları raporlarını ise Müteferrika – Bütçe Komisyonu karar defterine yazar.

        1580 sayılı kanunun 77 ve 87. maddelerini kapsayan hükümleri gereğince teşekkül etmiş olan Belediye Encümeni, Belediye Başkanı tarafından havale olunan konuları görüşüp karara bağlamak üzere toplanır. Encümene havale olunan evraklar gündeme alınarak müdürlüklere göre evraklar ayrı ayrı dosyalanır ve Encümen toplantı salonuna gönderilir. Görüşülen evrakların kararlarını dikte eder, kararları üç nüsha olarak yazar, karar asıllarını encümen üyelerine imzalatıp dayanağı olan teklif yazısı ile birlikte dosyalar, ikinci sureti Yazı İşleri Müdürüne imzalatıp  gereği için ilgili birimlere gönderir. Üçüncü sureti ise ekleri ile birlikte dosyalar. Yazılan kararları encümen karar defterine karar numarası vererek kayıt yapar ve defteri de encümen üyelerine imzalattırır.

        Müdürlük, Belediyemizin umumi evrak işleri Evrak Kayıt Defteri Dosya Anahtarı Sistemi uygulanmak suretiyle  Belediyeler yasasının kendine verdiği yetkiler doğrultusunda, Belediyeye gelen tüm evrakların, belgelerin ve postaların zimmetle teslimini alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayrımını ve kaydını yaparak imza işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını,  aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.

        Müdürlük, Başkanlık emirlerini genelge ve bildirilerle bütün birimlere dağıtım planı gereğince yaymakla görevlidir. Bildiri, genelge, evrak dağıtımında başkanlığın emrettiği hususların derlenip, toparlanmasında vazifeli olmasından dolayı belediyenin bütün kuruluş ve üniteleri ile sıkı bir koordinasyon sağlar. Başkanlığa yapılan yazılı ve sözlü müracaatları, başkanlık direktifi doğrultusunda ilgili birimlere iletir, gerekli incelemeyi yaptırarak cevaplarını hazırlatıp, iletmekle görevlidir.

        Müdürlük,  1580 sayılı Belediye Kanunu ve diğer yasal mevzuat hükümlerine dayanılarak, Belediye Başkanı tarafından verilen tüm görevleri, yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
 
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ:
Müdür, birimini Başkanlığa karşı temsil eder,
Encümen Üyesi olarak Encümen toplantılarına katılır,
Müdürlük yönetiminde tam yetkili olup, müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler,
Müdürlük tahakkuk amiri, personelin birinci disiplin ve sicil amiridir,
Çalışma programını hazırlar ve uygulatır,
Müdürlük personelinin teknik bakımdan yetişmesini sağlar,
Diğer müdürlüklerle koordinasyonu sağlar,
İşlerin yasa, tüzük ve yönetmeliklere, başkanlığın talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlar. Bunun için gerekli tedbirleri alır veya alınmasını sağlar.
  
MEMURLAR :
Memurlar, Yazı İşleri Müdürü ve şefin kendilerine tevdii ettikleri görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludurlar.

Katip, evrak ve daktilo memurları müdürlüğün tüm yazılarını, meclis ve encümen kararlarını yazıp, Zimmetli olarak ilgili birimlere teslim etmekle görevlidir.
  
EVRAK KABULÜ VE TESLİMİ :
Müdürlük personeline verilen ve belediye dışına gönderilen dosyalar, belgeler ve bütün yazılar zimmet usulü ile alınır, verilir yada posta yoluyla zimmet usulü gönderilir.
 
GÖREVİN PLANLANMASI :
Müdürlük içi çalışmalar, müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.
 
GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ :
Müdürlük personeli, verilen görevi yasa ve yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip süratle yapmak zorunluluğundadır.
 
MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ  :
Müdürlük birimleri arasında işbirliği müdür tarafından sağlanır.

Müdürlüğe gelen tüm evraklar, evrak kaleminde toplanır. Evraklar kayda alındıktan sonra konularına göre dosyalanır ve müdüre iletilir. Müdür gerekli dağılımı yaptıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgili yerlere iletilmesini sağlar.

Müdürlük personelinden herhangi birinin, herhangi bir nedenle görevinden ayrılması durumunda zimmetinde bulunan evrak, dosya ve demirbaşların son durumlarını gösterir bir çizelge halinde müdüre teslim eder.
 
DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON :
Müdürlüğün, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, müdürün parafı, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
   
GELEN VE GİDEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEM :
Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.

Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı verilir. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir. Riyaset Makamının bilgisine sunulduktan sonra ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.

Müdürlüğün ve diğer birimlerin yapmış olduğu yazışmaların birer sureti konularına ve birimlerine göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.
  
DENETİM VE PERSONEL SİCİLLERİ :
Yazı İşleri Müdürü, personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
Yazı İşleri Müdürü, biriminde görevli personelin birinci sicil notlarını verir.
Müdürlükte görev yapan personel için izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme,
disiplin cezası gibi özlük işlerin takibini yapar.
 
GİDERLER  :
Yazı İşleri Müdürlüğü’nün personel, demirbaş eşya, kırtasiye, araç ve gereç, akaryakıt, giyecek, yedek parça ve diğer giderleri her yıl Belediye bütçesine koyulacak ödeneklerle karşılanır.

04.03.2015 12:36 | 2001